《大连市物业档案管理办法》（暂行）

茅泸居士 · 发表于 2006-4-15 22:57:48

大连市房地产管理局、大连市档案局印发《大连市物业档案管理办法》（暂行）的通知
（大房局发[2000]93号  2000年11月13日）

各区（市）县房地产管理局（处）、档案局（馆）、物业管理部门，各房地产开发建设单位，物业管理企业，各物业产权人委员会：
现将《大连市物业档案管理办法》（暂行）印发给你们，望认真遵照执行。

大连市物业档案管理办法（暂行）
为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市城市住宅区物业管理办法》以及有关法律、法规、规章特制定本办法。
1、在大连市行政区域内，凡实行物业管理的物业企业及物业产权人委员会，均应执行本办法。
2、物业档案是指在物业管理区域内进行物业管理活动中形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
3、大连市房地产管理局是大连市物业档案管理工作的行政主管部门。大连市物业管理主管部门、大连市房地产档案主管部门，负责对物业档案管理的业务指导以及监督、检查、考核，并接受大连市档案局的监督指导。
各区、（市）县的物业档案管理工作，其行政主管部门为当地的房地产管理部门，并接受当地的档案行政管理部门的监督指导。各区、（市）县的物业管理主管部门、房地产档案主管部门负责当地物业档案管理的业务以及监督、检查、考核。
4、各地区、各单位应加强对所辖物业管理企业物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。
5、物业产权人委员会和物业企业应加强对物业档案管理工作的领导，设立相应的档案管理机构，配备物业档案管理工作的专（兼）职人员和必要的专用库房、装具设备等，物业档案实行集中统一管理，并及时解决所需资金和档案管理工作中存在的实际问题，确保物业档案管理工作的开展。
6、物业产权人委员会和物业管理企业的档案管理机构的主要职责是：
（1）宣传贯彻国家、省、市有关档案工作的法律法规，制定本单位、本部门物业档案管理工作的各种规章制度。
（2）按规定收集、整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。
（3）做好对档案管理人员的职业道德教育和业务技能的培训工作。
（4）努力学习并采用现代化管理手段，逐步提高物业档案管理的科学化、现代化水平。
7、档案管理工作人员必须认真执行有关档案管理的法律、法规和各项规章制度，热爱档案工作，忠于职守，努力学习和掌握档案管理的业务知识和技能，经档案知识业务培训，取得市以上档案行政管理部门颁发的档案管理岗位合格证书，
8、物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案二部分组成。
（1）物业管理档案，：是物业建设和物业管理活动中，形成的各种文字、图表、声像等文件材料。
（2）物业产权人委员会档案，是物业产权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。
9、物业档案的归档
（1）归档要求
A、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。
B、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
C、形成物业档案的部门负责整理，在向物业档案管理部门移交时，须编制移交清单一式两份，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
（2）归档时间：
A、各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前由形成文件材料的部门整理立卷归档。
B、设备管理、设施管理、达标创优工作、房屋维修等等方面的材料，在任务完成告一段落时，由项目负责部门整理立卷归档。
C、财务会计方面的材料，由财会部门保管一年后，整理立卷归档。
D、物业产权人和使用人档案应随物业产权人的变化随时立卷归档。
E、基本建设工程方面的文件材料，开发建设单位在项目竣工验收后30天内，应向前期物业管理企业移交。待产权人委员会成立后，前期物业管理企业应7日内向物业产权人委员会或经物业产权人委员会同意，向其选定的物业企业移交。
F、物业产权人委员会的文件材料，应随工作内容随时立卷归档。
10、物业管理企业和物业产权人委员会应建立物业档案收集、整理保管、利用、统计、鉴定、销毁等制度，并列入物业管理工作程序，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
11、物业管理档案、属物业产权人共同所有，由物业企业建立、保管与利用，物业产权人委员会监管。在物业企业变动、撤消时，应在7日内移交给物业产权人委员会或新选定的物业企业。
物业管理档案的分类标准及归档范围见附表一。
12、物业产权人委员会档案，属物业产权人及使用人共同所有，具有永久保管的权利与义务。由物业产权人委员会建立、保管、利用。在不具备条件的情况下，可委托物业企业代为建立、保管和利用。待有条件时，返还产权人委员会管理。
13、物业档案管理部门，应建立各类档案总目录、分类目录和微型机查询目录等检索工具。
14、物业档案的整理与编目标准，按照国家、省、市有关文书、科技、会计、人事等不同类别标准和规定执行。具体办法由大连市物业管理主管部门和大连市房地产档案主管部门，另行制定。
15、物业档案保管期限分为永久、长期、短期三种保管期限。凡是反映物业管理主要活动和基本历史面貌的，具有长久保存和利用价值的，应永久保管。凡是在一定时期内，对物业管理活动具有查考利用价值的，应列为长期保管。对物业管理活动15年内有一定查考作用的，可列为短期保管。凡介于两种保管期限之间的，保管期限一律从长。具体的保管期限标准，由大连市物业管理主管部门和大连市面上房地产档案主管部门制定。
16、物业档案管理部门要进行物业档案的收集、整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
17、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人、物业档案管理人员以及行政主管部门组成档案鉴定小组的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，报上级行政主管部门批准，由鉴定小组在指定的地点销毁。
18、物业档案的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时进行修复，确保物业档案的完整与安全。
19、物业企业撤销或变动时，物业管理档案和物业产权人委员会委托其管理的要妥善保管，经物业产权人委员会行政主管部门的批准后在上级主管部门的监督下，向新选定的物业企业移交。如暂无选定新的物业企业，可由物业产权人委员会封存，或由大连市物业管理主管部门暂存单位。原物业企业或个人，不得私自藏匿、销毁、转移等。
20、物业档案管理部门应积极开展档案的利用工作，努力提高物业档案管理的科学化、现代化水平，更好地为物业管理服务。
21、任何单位或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。
22、物业档案管理人员要有高度的事业心和责任心，如有因玩忽职守，造成物业档案的丢失、泄密、损毁以及私自转借等问题，一经发现要及时采取措施并上报有关部门。
23、对违反规定，造成损失和影响的，由档案行政管理部门或物业管理行政主管部门依据《档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市档案管理办法》《大连市城市住宅区物业管理办法》等法律、法规、规章的有关条文给予相应的行政处罚或经济处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
24、对物业档案管理工作中，表现突出，做出贡献的单位或个人，由档案行政管理部门或物业管理行政主管部门，根据《档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市档案管理办法》等法律、法规和规章的有关规定，给予相应的表彰和奖励。
25、本办法由大连市房地产管理局负责解释。
26、本办法自发布之日起执行。
附：
①《物业管理档案的归档范围及分类标准》
②《物业产权人委员会档案的归档范围用分类标准》。

附件一
物业管理档案的归档范围及分类标准
一、归档范围
（一）基本建设管理
1、房屋基本建设文件材料：包括物业管理区域内各种住宅房屋、办公房屋、商用房屋，以及为其服务的锅炉房、水泵房、供电房、操作间、设备间等各种房屋的各种竣工图纸和各种记录、报告、审批等文字材料。
其中文字材料部分主要有：项目批准文件、各种开工与试验报告、各种验收测量记录、各种检验合格证书、其它有关文字材料等。图纸部分，主要有规划图、竣工总平面图、建筑竣工图、结构竣工图、上下水竣工图、暖气与通风竣工图、动力与照明竣工图、地下管网竣工图、其它竣工图等。
2、房屋维修文件材料：包括房屋大、中、小修、零修、急修的报告，审批材料、维修计划、材料计划、预算决算等材料。维修中全部过程的记录材料，包括各类责任人、维修设计方案及图纸、检查验收记录、回访记录等。
3、公共场地基本建设文件材料：公共场地是指为全体物业产权人共有并为其服务的场地。包括休闲广场、文艺娱乐场所、小区道路、花园草坪、绿化场地、停车场地等。公共场地的文件材料主要包括图纸和文件说明等。
4、公共场地维修文件材料：包括公共场地维护情况、利用情况的各种文字、图纸等材料。
5、设备仪器基本建设文件材料
公用设备仪器是指不物业管理服务并且非属物业企业自身资金购置的各种交通设备、电器设备、机械设备、通讯设备、办公设备、消防设备
保安设备、供暖、供水、供电以及其它公用设备仪器等，
公用设备仪器的文件材料，主要有设备的开箱验收记录、合格证书、设备仪器的图样和技术文件，设备仪器的安装、调试和验收过程中技术性、凭证性的文件材料，设备仪器的运行，维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。
6、设备仪器维修文件材料：包括设备仪器的运行情况记录、维修情况记录、设备改进、改装和报废的文件材料。
（二）社区服务管理
1、物业产权人档案文件材料：包括每户物业产权人或使用人的家庭自然情况、套内平面图、房屋完好率、使用时间、维修记录、房屋改造、产权情况、各种交费情况、权属变更情况等，一户一档。
2、信访文件材料：上级转发的来信来访材料，物业企业接收的人民来信来仿、投诉、控告等材料以及处理的经过、结果、报告、复函等材料。
3、精神文明建设的文件材料：主要包括开展精神文明活动的各种公约、协议、规章、合同、规划计划、组织建设以及各种便民服务活动、文化活动等的文件材料和记录材料等。
4、社区秩序文件材料：主要有物业管理区域内的保卫安全措施及规章制度、保安人员的档案资料及聘用情况、事故调查及处理情况记录以及有关安全保卫方面的文件材料，
（三）公共财务管理
物业管理区域内维修基金，维修基金利息，公共物业管理服务费以及属于物业产权人共有的各种经营收入等资金的收入情况和使用情况的原始材料。包括各种凭证、帐簿、报批审批、年度计划、预算决算等有关文件材料。
（四）综合管理
1、文件管理：凡上级下发的有关物业管理方面的文件应统一保管，按照省、市有关文书档案管理标准进行给卷。应与物业企业自身的文书档案区分独立建档。
2、有关证件管理：凡属物业管理区域内必须具备的各类证件。主要包括商品房销售许可证、专业技术人员的上岗证、供水卫生许可证、操作人员健康许可证、水质检验合格证以及其它证件。
3、达标创优文件材料：有关物业管理达标、争创示范、模范单位等的各种资料。主要包括各种组织建立情况、计划规划、实施方案、审核材料、上报材料、验收结果、批准证明、物业管理有关保存及查考的文件材料。
二、分类标准
（一）分类
物业管理档案共分五大类，一一级类目，用阿拉伯数字1-5表示，大类下设若干属类不二级类目，分别用阿拉伯数字表示。具体分类及代号如表一。
表一
大类档案名称
（一级类目）代
号属类档案名称
（二级类目）代
号

基本建设管理类

1 房屋基建类 1
房屋维修类 2
公共场地基建类 3
公共场地维修类 4
设备仪器基建类 5
设备仪器维修类 6

社区服务管理类

2 业主档案类 1
信访工作类 2
精神文明建设类 3
社区秩序类 4

公共财务管理类 3 凭证类 1
帐簿类 2
报表类 3
其它类 4

综合管理类 4 文件类 1
证件类 2
达标创优类 3
其它类 5
（二）档号编制方法
物业管理档案号由四级类目组成，即一级类目（大类代号），二级类目（属类代号），三级类目（年度代号），四级类目（顺序号）。代号均用阿拉伯数字代表，每个数字之间用“• ”号分隔，四级类目前加“―”号。
档案号组成示例
3 4 2000 -1
| | |    |
| | |    |
            └一一───── 四级类目（顺序号）代表第一卷
| | |
      └一一───── 三级类目（年度号）代表2000年
| |
| └一一──────三级类目（属类档案）代表道路类
|
└一一────── 一级类目（大类档案）代表公共设施类

附件二
物业产权人委员会档案的归档范围及分类标准

一、归档范围
（一）会议工作
1、会议决定文件材料：物业产权人大会或委员会，制定颁布的各种文件、决议、决定等。
2、会议报告文件材料：物业产权人大会或委员会报告，有关人员向大会、委员会所做的各项报告。
3、会议记录文件材料：物业产权人大会或委员会，各次会议的记录。
（二）机构建设工作
组织机构文件材料：历届物业产权人委员会筹备、选举、换届、变更情况以及人员组成及分工情况。
（三）招投标工作
物业产权人大会或委员会，采用招投标方式选聘物业企业、发包经营项目与活动中形成的一系列方案、标书、协议、记录、合同等文件材料。
（四）综合管理工作
1、规章制度文件材料：物业产权人大会或委员会制定的各类规章制度、公约、章程等。
2、文书收发文件材料：上级主管部门及有关部门下发给物业产权人委员会的各种文书文件。
（五）其它工作
凡物业产权人大会或委员会，在工作中形成的关物业管理区域内物业服务的其它内容的材料，均应列入其它工作类。
二、分类标准
（一）类别
物业产权人档案共分五大类。为一级类目，用阿拉伯数字1-5表示，大类下设若干属类，分别用阿拉伯数字表示。具体分类用代号如表二。
表二
大类档案名称
（一级类目）代
号属类档案名称
（二级类目）代
号

会议工作类

1
会议决议类 1
会议报告类 2
会议记录类 3

机构建设类
2 组织机构类 1
居民组织类 2

招标投标类 3 物业企业选聘类 1
经营项目选取类 2

综合管理类 4 规章制度类 1
文书文件类 2
其它工作类 5

（二）档案号编制方案
物业产权人委员会档案号编制方法，同物业鉴管理的档案编制方法一致。
1 .  2 . 2000 -1
| | |    |
| | |    |
            └一一───── 四级类目（顺序号）代表第一卷
| | |
      └一一───── 三级类目（年度号）代表2000年
| |
| └一一──────三级类目（属类档案）代表会议报告类
|
└一一────── 一级类目（大类档案）代表会议工作类

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